Une histoire de sablier : gérer son temps et celui des autres

Boris Vian disait « Notre temps est précieux. Perdons plutôt le vôtre. » Ah… Quel coquin ! Et si vous transposiez cela au sein de votre entreprise ? Miseriez-vous, en guise de résultat, sur une harmonie aussi parfaite que celle qui régnait jadis dans le jardin d’Éden ? Ou plutôt sur un chaos digne d’une soirée au festival de Woodstock ? Nous avons, tout comme vous, notre petite idée…

Place donc à ce florilège d’astuces et de conseils pour ne pas vous transformer ou transformer vos collaborateurs en lapin d’Alice !

 

Des habitudes qui veulent du bien à votre temps

Première habitude : soyez organisé ! Votre emploi du temps rivalise de surcharge avec celui d’un ministre ? Attention : cela ne signifie pas que vous êtes productif ou que vous êtes efficace. Les pertes de temps se logent parfois là où on ne les attend pas. Planifiez correctement vos tâches, structurez votre travail et faites de votre espace de travail un exemple en matière de rangement.

Deuxième habitude : définir vos priorités. Soyez pragmatique et ne vous laissez pas guider par votre stress. Cette hiérarchisation passe par ces quelques étapes : réaliser tout d’abord l’inventaire des tâches à accomplir, analyser leur degré d’importance et d’urgence, agir ensuite en conséquence et faire un point régulier.

Troisième habitude : se fixer des objectifs personnels. Rêvasser devant moult perspectives ombrageuses n’est plus à l’ordre du jour ! Savoir où je vais : voilà votre nouvelle devise (que vous pourrez d’ailleurs, si vous le souhaitez, accrocher au-dessus de votre bureau). Accomplir des objectifs S.M.A.R.T (Simples, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporellement définis) ne fera qu’aller dans le sens d’une amélioration de la gestion de votre temps et donc de votre productivité.

Quatrième habitude : bannir autant que possible la procrastination (oh quel vilain mot alors !). Toujours remettre à plus tard une tâche que l’on peut exécuter sur le moment est une balle que l’on se tire dans le pied. Source de tensions, de frustration, de démotivation, elle ne sera que très rarement votre alliée !

Cinquième habitude : savoir dire non. Eh oui ! Exprimer un refus doit faire partie de votre bagage linguistique. Ce n’est jamais une partie de plaisir, mais cela évite parfois de faire grandir une pile de tâches déjà bien assez garnie. Une alternative ? Déléguer !

Sixième habitude (découlant de ce fameux verbe « déléguer ») et sans doute l’une des plus importantes : savoir faire confiance à votre équipe ! Tout le monde s’accorde sur le fait qu’il est impossible de faire tout tout seul. Aussi, savoir confier certaines tâches à vos collaborateurs non seulement les stimule, mais vous permet aussi de dégager du temps pour vous consacrer à d’autres activités

Septième habitude (promis ce sera la dernière) : vous concentrer et donc prendre des pauses, elles sont la garantie d’une concentration toujours renouvelée !

 

Formation en gestion du temps   

Si, bien qu’ayant scrupuleusement mis en place toutes les habitudes qui précèdent, vous finissez toujours par crouler sous le sable (cette métaphore étant indissociable de l’image d’un pauvre petit être enfermé à l’intérieur d’un sablier), vous pourrez toujours opter pour une formation en gestion du temps !

Comment ça se passe ? Rien de plus simple : on brise le sablier et le sable ne vous tombera plus jamais sur la tête. Bon… Concrètement : l’objectif est de gagner en performance. Durant les apprentissages, vos collaborateurs ou vous-même apprendrez à ne plus perdre l’ombre d’une seconde (bon allez, plutôt l’ombre d’une minute – ce sera déjà pas mal) au travers des compétences visées suivantes :

– Acquérir une meilleure organisation pour faire face à de multiples sollicitations ;

– Identifier ses activités à haute valeur ajoutée et allouer efficacement son temps / intégrer des critères de différenciation dans la gestion de ses tâches ;

– Apprendre à travailler en équipe, à déléguer et savoir dire non ;

– Apprendre si nécessaire à gérer vos e-mails ;

– Apprendre à organiser votre emploi du temps de manière réaliste en vous appuyant sur les 6 leviers d’efficacité : priorités, choix, planification, énergie, focalisation, relation.

– Apprendre à savoir proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur perturbant son efficacité ;

– Apprendre à renforcer votre énergie au quotidien ;

– Apprendre à trouver un équilibre optimal entre vie professionnelle et vie personnelle ;

– Passer du temps subi au temps choisi.

Renseignez-vous auprès d’organismes de formation tels que CEGOS, ORSYS, CSP, CNFCE etc.

 

Outils de gestion du temps

Nous n’allions pas vous laisser repartir dans la nature face à ce terrible prédateur qu’est le temps… C’est pourquoi nous vous avons sélectionné quelques outils qui pourraient vous aider à gérer votre temps et/ou celui de vos collaborateurs !

Ces logiciels de Gestion des Temps et des Activités (GTA – non, vous n’y incarnerez pas un gangster comme pourrait le laisser croire l’acronyme) pourraient par exemple être classés ainsi :

– Les outils d’organisation personnelle et d’organisation du travail (exemple : Wunderlist, Redmine, Google Drive, Pocket, Tweetdeck, Gramblr, Slack, Google Agenda, Koban) ;

– Les outils de listing d’actions (exemple : MindMeister, Dashlane) ;

– Les outils d’efficacité et de concentration : création de « to-do lists », matrice Eisenhower, méthode GDT (exemple d’outil : StayFocusd) ;

– Les outils de partage (exemple : Moreganize).

Vous en voulez encore ? Voici d’autres outils intéressants : ClickUp ; Hubstaff, Tick, TSheets, Wrike.

Eh oui, cet article touche (malheureusement) à sa fin. Vous n’arrivez toujours pas à y voir clair dans tout cela ? Un coach professionnel peut analyser vos besoins réels et vous proposer une ou plusieurs solutions adaptées ! Alors… Alors… Plus jamais vous ne croulerez sous le sable du temps !

 

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