Vous avez forcément entendu parler de l’entretien professionnel individuel et nous allons encore parler de lui. Cette petite introduction, à défaut d’être alléchante, a au moins le mérite d’être claire. L’humeur du jour : ne pas broder et entrer tout de suite dans le vif du sujet !

Petit rafraîchissement de mémoire

Ah… Sentez-vous donc cet air frais envahir votre esprit ? Cet air d’obligation légale (oups la rêverie s’arrête plus tôt que prévu). On répète au cas où : l’entretien professionnel individuel est une obligation légale.

Chaque entreprise doit en conduire un tous les deux ans. Quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé etc.), quelle que soit la durée de travail de vos salariés (temps plein ou partiel), quelle que soit leur ancienneté, quels que soient la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité.

Cet entretien doit par ailleurs être systématiquement proposé au retour d’un salarié reprenant son activité après, par exemple, un congé maternité/paternité/adoption, un congé de proche aidant, un congé sabbatique, un arrêt longue maladie (plus de 6 mois) etc.

Vous l’aurez compris : personne ne peut échapper à l’entretien professionnel (cela fait un peu film d’horreur à deux balles, on vous l’accorde, mais nous n’avons rien trouvé de plus efficient).

Les objectifs de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel individuel a, vous vous en doutez, bon nombre de vertus. Il permet tout d’abord de faire un bilan des parcours professionnels de vos employés depuis leur entrée dans votre entreprise, en tenant compte d’éventuelles formations et autres expériences professionnelles.

Il permet ensuite bien sûr d’échanger avec chacun de vos collaborateurs sur leurs perspectives d’évolution professionnelle, plus particulièrement en termes de qualification et d’emploi, et de vérifier dans quelle mesure elles s’accordent avec les besoins de votre entreprise. Vos collaborateurs peuvent vous proposer certaines choses, émettre des souhaits de formation etc. Vous pourrez également être force propositions.

Bien que cet entretien soit obligatoire, la loi ne donne pour autant pas de précision sur son contenu, ni sur la manière de le mettre en place. C’est l’objet (vous n’avez rien vu venir n’est-ce pas ?) du paragraphe suivant…

Comment mettre en place l’entretien professionnel

La personne en charge de l’entretien professionnel, vous, un responsable RH, un manager ou autres, devrait idéalement connaître et maîtriser les dispositifs de professionnalisation. Elle pourra de ce fait proposer aux collaborateurs une VAE (validation des acquis de l’expérience), un bilan de compétences ou un congé personnel de formation.

Elle devra également rassembler des informations sur les salariés (leur poste, leurs missions principales, leur date d’entrée en fonction, leurs postes occupés précédemment, leur compte personnel de formation et leur solde d’heures IDF, leurs actions de formation suivies, leurs certifications obtenues), et/ou s’informer des éventuels souhaits d’évolution déjà formulés si un (ou plusieurs) entretien a déjà eu lieu.

Vous devrez aussi préparer votre propos autour des attentes de l’entreprise vis-à-vis de vos salariés ainsi que tous les scénarios envisageables mis à leur disposition, et tout cela au regard de votre stratégie d’entreprise.

Votre capacité d’écoute, de compréhension, d’analyse des compétences et attentes de vos collaborateurs tient un rôle primordial afin de mener à bien cet entretien.

Pour fluidifier l’échange, vous pouvez par ailleurs proposer à vos collaborateurs un guide présentant les principaux points dont il sera question au cours de l’entretien. Il pourra leur être remis en même temps que la convocation afin de leur permettre de construire leur projet professionnel de manière plus structurée.

En définitive, il vous faudra réunir les meilleures conditions possibles pour le bon déroulement de cet entretien. Le lieu a par exemple son importance (endroit calme, pas trop « formel »). Cette rencontre doit être conviviale autant que faire se peut. Veillez à installer un climat favorisant le dialogue et l’échange. Vos collaborateurs doivent se sentir en confiance, à l’aise, et non en position d’infériorité.

Prévoyez un temps suffisamment long et informez-les à l’avance de la tenue de l’entretien afin qu’ils puissent s’y préparer.

Ensuite, certains points doivent impérativement être abordés :

• Le bilan du parcours professionnel et de formation de vos salariés ;
• Leurs objectifs et leurs motivations ;
• L’adéquation de leurs souhaits avec les besoins de l’entreprise ;
• L’utilisation de leur compte personnel de formation ;
• Le plan de formation.

Dernière chose, car oui, la fin de l’entretien physique n’est pas la fin tout court. Vous devrez rédiger un compte rendu dont un exemplaire devra être transmis à vos collaborateurs. Cela permettra de préparer les décisions à prendre et de garder une trace écrite pour les entretiens à venir. Enfin (promis on vous laisse respirer après) : les résultats devront être traités, afin d’établir un plan d’actions correspondant aux besoins de votre entreprise.

Pour celles et ceux qui seraient encore vivants et qui ressentiraient le besoin d’aller plus en profondeur, de consolider, de s’assurer de la bonne mise en œuvre de cet entretien professionnel individuel, vous pouvez solliciter les conseils et/ou l’accompagnement d’un consultant RH et recrutement. Vous ne ferez dès lors plus jamais de cauchemars !