N’y allons pas par quatre chemins : lorsqu’une entreprise commence à grossir, il faut qu’elle s’organise. Eh oui… Fini le temps du « feeling en famille », où on se dit les choses uniquement à la machine à café. Vos effectifs, vos problématiques, vos objectifs, vos enjeux sont directement impactés par le gain d’ampleur de votre structure, et il ne s’agit pas de prendre cela à la légère, car il se pourrait bien que votre organisation « familiale » vire à l’organisation « anarchique ».

Sans entrer dans de grands processus d’organisation, il existe des solutions simples et plus ou moins faciles à mettre en œuvre pour gérer cette évolution en toute sérénité. Nous nous concentrerons ici sur deux outils que toute bonne entreprise devrait avoir, à savoir : la fiche de poste et l’organigramme.

La fiche de poste ou l’alliée vertueuse

L’utilité de la fiche de poste ne se résume pas au rôle qu’elle joue lors du processus de recrutement. Une fois votre collaborateur recruté, sa fiche de poste servira aussi au pilotage de ses compétences ainsi qu’à détailler pour chaque poste là où commencent et là où s’arrêtent les missions de chacun dans l’entreprise. Cela permet d’éviter les doublons, les lacunes dans l’organisation… et d’apporter de l’huile dans les rouages.

En outre, lors des entretiens annuels, vous saurez exactement les missions que vos collaborateurs sont censés assumer, en les mettant en parallèle avec les objectifs atteints ou à atteindre, les objectifs à redéfinir etc, et vous pourrez ainsi, en fonction des éventuelles nouvelles missions mises en place, mettre à jour la fiche de poste et, in fine, articuler autour de cela un plan d’action pour accompagner vos collaborateurs dans leur montée en compétences.

Enfin, il est préférable que la fiche de poste soit un outil construit de concert entre vous, l’employeur, votre manager/RH ou autres, et votre collaborateur. Devront être présents les éléments suivants :

• Le contexte (effectifs, taille de l’équipe, environnement, organigramme, interlocuteurs) ;
• L’objectif général du poste (les grandes missions du poste) ;
• Les interactions (échange, communication, internet/externe) ;
• Les missions (distinction des missions prioritaires/secondaires) ;
• Les objectifs (objectifs rattachés aux missions, identification des résultats attendus, critères d’identification de l’efficacité) ;
• Les savoir-faire, savoir-être et savoir (pratiques maîtrisées, comportements, aptitudes professionnelles, notions connues) ;
• Les conditions du poste (type de contrat, volume horaire, fourchette de rémunération etc).

L’organigramme ou l’allié primordial

L’une (ou l’un) ne va pas sans l’autre. En effet, la fiche de poste et l’organigramme aiment à collaborer ensemble pour permettre à votre entreprise d’avoir une organisation aux fondations solides.  Ce second allié primordial permet de savoir précisément qui fait quoi, dans quel service et sous quelle responsabilité.

En somme, ses objectifs sont la compréhension du fonctionnement organisationnel de votre entreprise, une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, de leurs rôles au sein de votre entreprise, les liens inter-métiers et les rapports de subordination pouvant exister. Le but : que chacun connaisse sa juste place dans l’équipe et que les positions hiérarchiques ne génèrent plus d’ambiguïté.

Mais les avantages de l’organigramme ne se limitent pas à cela ! Outil d’analyse de dysfonctionnements, il permet aux membres de la direction de rectifier d’éventuelles problématiques organisationnelles existantes. Il facilite aussi l’optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux collaborateurs. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de votre masse salariale. Également utilisé en externe par des clients ou partenaires, il favorise la compréhension du fonctionnement de l’entreprise et permet de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.

Comment vous y prendre ? En dessinant votre organigramme idéal et en mettant les noms en face au fur et à mesure. En s’entretenant ensuite avec chaque salarié, lui demander s’il voit les choses de la même façon que vous et s’il peut apporter des améliorations à l’organisation actuelle. Rédiger tout cela, le partager à nouveau, soit individuellement, soit au cours d’une séance de travail collectif, pour corriger les éventuelles erreurs, discuter des points de friction et acter le tout ! Voir notre article sur l’organigramme pour en savoir plus.

Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à solliciter les services d’un cabinet spécialisé en conseil RH. Il saura vous donner les clefs nécessaires à l’élaboration d’une fiche de poste et d’un organigramme dignes de ce nom !